Absen online saat ini menjadi media alternatif dalam pengembangan metode absensi di berbagai instansi lembaga maupun perusahaan.
Sistem absensi berbasis online ini dapat digunakan sebagai pendataan absensi karyawan, melacak kehadiran karyawan, pengajuan izin cuti dan lembur, serta sistem payroll.
Untuk memudahkan cara absensi menggunakan metode online ini, pada umumnya perusahaan menggunakan web atau aplikasi untuk dapat mengaksesnya.
Jadi untuk dapat menggunakan sistem absensi tersebut setiap individu atau karyawan harus menginstal aplikasi terlebih dahulu di perangkat pribadi mereka.
Sistem absensi ini telah terbukti jauh lebih efektif dan efisien jika dibandingkan dengan sistem absensi manual.
Dengan mengandalkan smartphone atau desktop yang terhubung dengan layanan internet, para karyawan dapat dengan mudah dan cepat untuk melakukan absensi.
Dalam sistem absensi berbasis online ini selain memudahkan karyawan yang bekerja di kantor, hal ini juga dapat menguntungkan karyawan bagi mereka yang bekerja secara remote.
Untuk penjelasan yang lebih lanjut mengenai sistem absensi tersebut, simaklah beberapa penjelasan berikut ini!
Perbedaan signifikan absen online dengan absensi manual
Sistem dengan menggunakan metode absensi secara manual ini telah digunakan sejak awal adanya kegiatan industri yang telah melibatkan banyaknya karyawan.
Sistem operasional absensi manual dulunya hanya sebatas menggunakan peralatan seperti kertas atau daftar sederhana yang isinya tercantum informasi nama karyawan serta keterangan pukul berapa karyawan melakukan absen tersebut. Hal ini cukup berbeda dengan sistem absen online yang menggunakan media digital.
Sistem absensi secara manual ini dulunya memang ampuh untuk merekam data kehadiran karyawan, namun harus dilakukan secara konsisten.
Jadi, karyawan harus benar-benar hadir sebelum beberapa saat jadwal kantor mulai beroperasi agar dapat bekerja dengan tepat waktu tanpa mengganggu waktu bekerja.
Tak hanya itu, karyawan juga harus melakukan antrean dengan tertib dan efektif sehingga tidak terjadi antrean atau penumpukan karyawan yang akan melakukan absensi.
Hal ini tentunya cukup berbeda dengan sistem absen online yang dapat dilakukan kapan pun dan di mana pun tanpa menunggu antrean.
Di sisi lain, sistem absen online saat ini sudah banyak digunakan karena telah dianggap memiliki nilai plus tersendiri.
Untuk dapat menggunakan metode absensi ini pada umumnya perusahaan menggunakan software atau aplikasi khusus untuk mengelola absensi.
Kesederhanaan yang dapat Anda lihat adalah sistem absen online ini hanya perlu menggunakan smartphone pribadi yang memungkinkan karyawan dapat melakukan absensi tanpa perlu repot untuk mengantre dan tentunya lebih tepat waktu dibandingkan dengan sistem manual.
Perbedaan selanjutnya yakni terletak pada keakuratan data. Pada sistem absen online memiliki tingkat keakuratan data yang lebih tinggi jika dibandingkan dengan pada sistem absensi manual.
Hal ini terjadi karena absensi berbasis online ini menggunakan aplikasi atau software khusus, sehingga cenderung dapat meningkatkan akurasi yang tinggi dan mengurangi kesalahan yang mungkin dapat terjadi oleh faktor manusia.
Contohnya saja pada sistem absen online ini, data kehadiran untuk tanggal ataupun hari tertentu dapat mudah diakses dengan tanpa adanya perubahan, hal ini dapat terjadi karena terdapat sistem kunci pada setiap harinya.
Dengan hal tersebut juga dapat memudahkan pimpinan perusahaan jika sewaktu-waktu ingin melihat data kehadiran karyawan pada hari itu juga. Karyawan juga dapat mengaksesnya di waktu yang sama tanpa perlu menunggu jam kantor selesai.
Tak hanya itu pada sistem absen online ini baik karyawan maupun pimpinan perusahaan dapat melihat data mengenai siapa yang cuti, izin ataupun sakit.
Karyawan juga dapat mengajukan izin yang sifatnya mendadak seperti terjadi kecelakaan ataupun sakit hanya melalui aplikasi ini. Jika sudah seperti itu data informasi mengenai izin atau sakit dapat langsung diketahui oleh perusahaan pada saat itu juga.
Hal ini sangat berbeda dengan sistem absensi manual. Sistem absensi manual cenderung beroperasi menggunakan tenaga manusia, dengan demikian sistem ini tidak bergantung pada sumber tenaga listrik yang digunakan untuk operasional seperti komputer.
Jika dilihat dari sisi tersebut sebenarnya metode absensi manual memiliki kekurangan yang cukup signifikan, seperti keakuratan data yang rendah serta faktor human error.
Tak hanya itu, sistem absensi manual ini juga rentan terjadi kecurangan pada data operasional karyawan dan sistem manual sulit diintegrasikan dengan keperluan lainnya. Hal ini tentunya membuat sistem perhitungan penggajian lebih sulit dan cukup melelahkan, tidak seperti pada sistem absen online yang menggunakan sistem otomatis.
Perbedaan terakhir yang cukup signifikan yaitu pada sesi perekapan data. Pada sistem absen online ini Anda akan lebih dimudahkan dalam proses perekapan data yang telah dilakukan para karyawan yang sudah melakukan proses absensi.
Hal ini terjadi karena semua data yang tersimpan dalam sistem online akan tersusun rapi dan terperinci sesuai form yang tersedia dalam sistem tersebut.
Pentingnya sistem absensi karyawan
1. Sebagai alat perekam kehadiran karyawan
Sistem absensi sangatlah penting bagi perusahaan untuk membantunya melakukan rekam aktivitas kehadiran para karyawannya.
Dengan adanya absensi karyawan ini nanti juga menjadi dasar pembuatan kebijakan keaktifan karyawan untuk melakukan analisis kerja karyawan tersebut guna menentukan gaji atau bahkan kenaikan jabatan.
2. Sebagai alat dasar penggajian karyawan
Absensi kehadiran karyawan juga sangat berpengaruh dalam hal penggajian ataupun bonus yang dapat diterima oleh karyawan.
Pada umumnya, sebuah perusahaan akan memberlakukan pemotongan gaji karyawan jika telat dan akan memberlakukan bonus jika karyawan dapat datang tepat waktu ataupun mendapatkan lembur.
Dengan adanya sistem absensi berbasis online ini, data kehadiran karyawan dapat tersaji secara akurat.
3. Sebagai alat dasar pemberian cuti karyawan
Dengan adanya aplikasi pendataan kehadiran karyawan ini, HR dapat mengetahui jumlah kehadiran karyawan pada setiap minggu, bulan bahkan per tahunnya.
Maka dari sinilah HR dapat mengetahui apakah karyawan sudah mengambil jatah cuti yang telah diberikan perusahaan atau belum.
Jadi, jika sudah mengambil jatah cuti HR dapat membuat keputusan soal pengajuan cuti oleh karyawan. Tak heran sekarang ini aplikasi absensi berbasis online sudah terintegrasi dengan pengajuan izin maupun cuti karyawan.
Absen online mendorong sistem kerja WFH dan remote
Semenjak adanya pandemi COVID-19 yang melanda di Indonesia, banyak perusahaan atau lembaga yang menerapkan kerja remote dan juga WFH.
Dengan adanya sistem absensi ini mendukung kelancaran sistem kerja tersebut, karyawan dapat bekerja dari rumah tanpa perlu merisaukan data kehadiran di perusahaan karena dengan sistem ini absensi dapat dilakukan secara online.
Dengan sistem kerja WFH, kehadiran metode absensi berbasis online sangatlah efektif untuk membantu kinerja para karyawan.
Hal ini terjadi karena dengan sistem online tersebut Anda hanya perlu menggunakan perangkat mobile kapan pun dan di mana pun Anda berada dengan mudah dan tentunya lebih praktis.
Selain itu, data kehadiran karyawan yang telah terekam dalam sistem online juga dipercaya akan memberikan data secara real-time sehingga meningkatkan kinerja karyawan serta work life balance bagi para karyawan.
Fitur yang terdapat dalam aplikasi absen online
1.Fitur executive dashboard
Fitur yang pertama yang dapat anda jumpai dalam aplikasi absen online adalah fitur executive dashboard.
Fitur ini berisikan tentang semua data laporan kehadiran para karyawan secara komprehensif yang menjadi acuan HR dalam proses penggajian dan penilaian kinerja karyawan yang dilihat dari aspek kedisiplinan dalam waktu bekerja.
2. Fitur pantauan GPS
Fitur selanjutnya yang dapat dirasakan dalam aplikasi absen online ini adalah fitur GPS. Dalam fitur ini baik HR maupun manajemen dapat melakukan pemantauan keberadaan karyawan saat bekerja. Hal ini berlaku juga untuk perusahaan yang melakukan kebijakan remote working seperti perjalanan dinas.
Jadi dalam aplikasi absen online ini karyawan yang tengah melakukan perjalanan dinas akan dimudahkan dalam hal absensi, ia dapat melakukan absensi kapan pun dan di mana pun secara online tanpa harus datang ke kantornya tempat ia bekerja.
3. Fitur kehadiran dan jatah cuti
Fitur yang paling utama dalam aplikasi absen online ini yaitu berfungsi untuk melakukan absensi kehadiran saat masuk jam kerja.
Karyawan hanya tinggal log in dengan menggunakan username dan kata sandi kemudian melakukan deteksi wajah atau fitur face recognition dengan tujuan agar dapat memverifikasi keaslian identitas karyawan guna menghindari kecurangan.
Dengan adanya aplikasi absen online ini, Anda juga akan disuguhkan oleh fitur pengajuan izin cuti. Baik karyawan maupun pimpinan perusahaan dapat melihat jatah cuti yang sudah maupun belum terpakai.
Jadi bila karyawan ingin mengajukan cuti tidak perlu repot bertatap muka ataupun izin dengan mengirim pesan pribadi seperti email kepada pimpinan, hanya dengan aplikasi online ini izin cuti dapat dilakukan dengan mudah.
Hal wajib diperhatikan saat memilih aplikasi absen online
- Pastikan cocok digunakan untuk semua jenis smartphone.
- Pilihlah aplikasi dengan sistem user friendly.
- Pilihlah aplikasi yang memiliki fitur yang memadai.
- Pilihlah aplikasi yang sesuai dengan biaya.
Kesimpulan
Aplikasi absen online merupakan alternatif terbaru dalam sistem metode absensi karyawan. Metode tersebut merupakan sistem absen yang dinilai telah memberikan hasil yang lebih efisien dibandingkan dengan sistem absen manual. Hal ini terbukti dapat dilihat dari hasil output yang dihasilkan.
Selain dapat menekan biaya pengeluaran aplikasi absen online ini juga membantu kerja HR dalam melakukan perhitungan kehadiran hingga penggajian karyawan.
Tak hanya itu, hal ini juga memberikan kemudahan bagi karyawan yang memiliki sistem kerja remote working, mereka bisa dengan mudah melaporkan dan mempertanggungjawabkan kehadirannya tanpa perlu repot datang ke kantor, mereka juga bisa melakukan absensi kapanpun dan dimanapun.
Oleh karena itu, HR dapat menggunakan aplikasi absen online dari Talenta yang memiliki banyak keuntungan yang dapat HR peroleh seperti melihat data absensi dan report karyawan, dapat melakukan approval absensi, lembur, cuti, maupun izin, dapat mendownload data absensi, lembur, cuti, maupun izin lainnya serta dapat melihat statistik harian karyawan.
Selain itu fitur-fitur yang disediakan dalam aplikasi absen online Mekari Talenta juga sangat lengkap sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.
Seperti fitur payroll yang dapat membantu perusahaan menghitung payroll karyawan setiap bulannya, fitur manajemen waktu yang membantu perusahaan dengan mudah melakukan proses cuti dan lembur untuk karyawan, fitur absen online melalui mobile yang memudahkan karyawan dapat absensi kapan dan di mana saja, serta fitur database karyawan yang membantu perusahaan dalam proses pengelolaan data karyawan.
Dengan adanya aplikasi absen online Talenta ini, karyawan dapat dengan mudah melakukan segala kepentingan yang berhubungan dengan absensi yang dapat mudah diakses kapanpun dan di mana pun tanpa harus datang ke kantor.
Dengan Mekari Talenta, semuanya dapat dilakukan dengan lebih teratur dan lebih cepat dari sebelumnya yang hanya dilakukan secara manual. Tunggu apa lagi? Yuk, gunakan Mekari Talenta sekarang juga!
Sekian penjelasan mengenai pentingnya aplikasi absen online untuk mengatur segala aktivitas dalam perusahaan. Semoga informasi ini dapat menambah wawasan pengetahuan Anda seputar dunia perusahaan.
