Absensi kehadiran merupakan bagian peranan penting dalam setiap instansi pemerintah maupun swasta. Sistem absensi sangat penting dalam mengetahui kehadiran karyawan dan juga bisa digunakan sebagai penunjang utama yang dapat mendukung dan memotivasi setiap karyawan dalam menjalankan kegiatan yang dilakukannya.
Sistem absensi kehadiran yang umumnya terdapat pada suatu instansi adalah dengan menggunakan id card, fingerprint atau secara manual, yaitu dengan menulis nama atau membuat paraf. Absensi yang masih menggunakan cara manual tersebut sangatlah rawan bagi suatu instansi karena tingkat kedisiplinan yang tidak dapat dikontrol dan dapat disalahgunakan oleh orang yang tidak bertanggung jawab. Kerugian lain yang mungkin muncul pada sistem absensi manual adalah rekapitulasi data yang masih memakan banyak waktu dan tenaga.
Perkembangan sistem absensi kehadiran saat ini sudah berkembang begitu cepat selaras dengan perkembangan teknologi. Dari metode sistem absensi yang menggunakan kertas, program komputer, id card, finger print, scan mata, dan sekarang sudah banyak yang beralih menggunakan sistem absensi kehadiran online.
Pengertian absensi
Dilansir dari situs Talenta pada artikelnya di https://www.talenta.co/fitur/attendance-management/aplikasi-absensi-kehadiran-karyawan-online/ absensi berarti “tidak hadir”, namun bisa dikatakan pula absensi merupakan ketidakhadiran atau kehadiran suatu objek dalam hal ini adalah orang, dimana orang tersebut terlibat dalam suatu organisasi yang mengharuskan adanya pemberitahuan tentang keadaan atau kehadiran atau ketidakhadirannya dalam ruang lingkup organisasi tersebut.”
Absen menurut kamus besar Bahasa Indonesia merupakan tidak hadirnya seseorang dalam sebuah instansi. Sedangkan absensi biasa disebut sebagai proses penandaan atau pencatatan waktu hadir seseorang dalam sebuah dokumen yang dibuat sebagaimana mestinya guna sebagai acuan dalam menentukan sebuah keputusan dalam lingkup penilaian.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa absensi atau kartu jam hadir adalah dokumen yang mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan tersebut dapat berupa daftar hadir biasa, dapat juga pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. Pekerjaan mencatat waktu pada dasarnya dapat dipisahkan menjadi dua bagian yakni pencatatan waktu hadir (attendance time keeping) dan juga pencatatan waktu kerja.
Pengaruh sistem absensi terhadap gaji dan kinerja pegawai
Perekaman jam hadir pada sistem absensi yang dilakukan oleh pada setiap karyawan atau pekerja bisa mempengaruhi gaji bersih atau take home pay yang akan diterima oleh si karyawan setiap bulannya. Jika karyawan lupa melakukan absensi pada sistem, maka hal tersebut akan dapat mempengaruhi komponen-komponen yang ada pada gaji, terutama pada tunjangan.
Hasil rekaman data pada sistem absensi akan menghasilkan data mengenai jumlah jam hadir karyawan atau pekerja dalam suatu periode pembayaran dan juga tentang tarif upah untuk pekerjaan yang dilakukan. Pencatatan waktu kerja dimaksudkan untuk dapat mencatat jam kerja sesungguhnya yang digunakan oleh karyawan dalam setiap pekerjaan (task) atau departemennya.
Catatan waktu kerja tersebut dapat digunakan oleh HRD untuk mengecek catatan waktu hadir karyawan serta juga mendapatkan data produksi yang dihasilkan oleh karyawan (jika bisnis yang dijalankan adalah manufaktur). Data produksi tersebut diperlukan untuk distribusi upah serta gaji dan juga perhitungan intensif.
Absensi sangat berpengaruh pada kinerja personal serta instansi dimana ia bekerja, yang dapat dijadikan pertimbangan terhadap tindak lanjut serta pembuatan keputusan bagi kelangsungan perkembangan instansi tersebut.
Keunggulan sistem absensi kehadiran online
Sistem absensi kehadiran online merupakan sebuah sistem yang dapat memudahkan dalam merekam kehadiran karyawan. Dengan adanya absensi kehadiran online ini diharapkan para karyawan akan bekerja lebih disiplin dan lebih produktif. Sistem online tersebut dapat mempermudah dan mempercepat proses absensi. Yang sebelumnya membutuhkan waktu yang cukup lama dikarenakan harus antri untuk melakukan absensi, namun dengan adanya sistem absensi kehadiran online maka waktu yang dibutuhkan jauh lebih efisien.
Sistem absensi kehadiran online ini juga dapat menghasilkan laporan yang sangat akurat, karena data-data absensi sudah diolah oleh sistem dan direkap dengan rapi.
Talenta by Mekari, rekomendasi aplikasi absensi pegawai terbaik
Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.
Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
Kelebihan Talenta by Mekari:
Fitur yang disajikan sangat berlimpah
Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya;
- Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
- Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
- Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi kehadiran dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
- Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
Kostumisasi yang sangat terperinci
Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.
Tim support yang efektif dan responsive
Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.
Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.
Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering work from home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.
Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://talenta.co/.
Demikianlah ulasan mengenai absensi kehadiran online. Semoga bermanfaat.
