Jika sebelumnya Anda masih memakai cara konvensional dalam hal pengelolaan absensi karyawan yang memerlukan waktu lebih lama, maka penggunaan software attendance management bisa menjadi solusinya.
Software ini membantu Anda memudahkan sistem pengelolaan data attendance (absensi) karyawan dengan lebih efisien.
Pengelolaan tersebut tentu saja mempunyai peran yang sangat krusial bagi perusahaan, agar memastikan bahwa pegawai perusahaan Anda selalu datang tepat waktu.
Melalui pemakaian software inovatif seperti ini, bisa mempermudah proses manajemen SDM untuk mendata kedisiplinan, presensi, kinerja bisnis, dan produktivitas perusahaan secara menyeluruh.
Apa saja kegunaan software attendance management?
1. Menawarkan aksesibilitas waktu
Melalui software attendance management, maka tim HRD atau personalia perusahaan bisa menginput data kehadiran SDM dengan mudah, mengingat prosesnya langsung diotomatisasi.
Tentu saja proses otomatisasi tersebut akan Anda peroleh apabila software yang Anda pilih menawarkan process attendance dan load attendance.
Modul-modul tersebut nantinya bisa menjalankan otomatisasi tanpa memakai admin. Meskipun demikian, Anda juga tetap dapat melakukan proses manual, apabila diperlukan sewaktu-waktu karena alasan tertentu.
Melalui software attendance management, bisa membuat akses tim HRD perusahaan lebih leluasa dalam memantau perkembangan bagi setiap karyawan, khususnya bagi hal-hal yang berkaitan dengan kedisiplinan dan konsistensi.
2. Memudahkan proses analisis data kehadiran
Tim HRD perusahaan dapat melakukan pengecekan kehadiran karyawan dengan cara real time, menggunakan software attendance management. Bahkan Anda bisa mengetahui ada karyawan yang absen atau tidak hadir kapan saja dan di mana saja.
Dengan menggunakan perangkat lunak ini, maka Anda tidak lagi memerlukan rekapitulasi terhadap absensi pegawai yang sifatnya periodik.
Hal ini dikarenakan, semuanya dapat diperoleh dengan cara real-time pada saat itu, untuk keperluan mendesak tim HR perusahaan Anda.
3. Dapat meminimalisir terjadinya kecurangan
Memakai software attendance management dapat meminimalisir karyawan untuk merombak atau memanipulasi data kehadiran mereka. Hal tersebut karena software attendance biasanya sudah dienkripsi dan data yang terinput akan tersimpan aman dalam server penyedia software/aplikasi.
4. Sudah terintegrasi dan lebih instan
Kehadiran teknologi saat ini sudah menciptakan banyak sekali kemudahan di berbagai sektor kehidupan.
Hal ini juga berlaku bagi software attendance management, sebab bisa memangkas waktu untuk pengumpulan data terkait presensi karyawan dengan tanpa memakai metode manual.
Selain itu, sistem yang ada sudah terintegrasi dengan payroll perusahaan, karenanya dapat mempermudah perhitungan gaji.
Tidak hanya itu saja, software ini juga bersifat user friendly sebab menawarkan pengoperasian yang lebih gampang dipahami. Anda bisa mengaksesnya kapan saja memakai mobile phone milik Anda.
5. Karyawan semakin produktif
Memakai software attendance management tentu saja lebih hemat biaya dan waktu. Software ini bahkan bisa menawarkan kemudahan kepada para karyawan ketika melakukan presensi.
Hal ini dikarenakan, software ini mempunyai mobile checking untuk dapat diakses tanpa mesti datang ke kantor terlebih dahulu untuk melakukan fingerprint.
Macam-macam Pengelompokan pada software attendance management
Menu pada software attendance biasanya terbagi ke dalam beberapa jenis. Jenis-jenis tersebut tentu saja memiliki kegunaan dan fungsi yang berbeda.
Melalui software yang satu ini, bisa menunjang kesuksesan perusahaan supaya lebih baik. Ini dia jenis-jenis dari software attendance management:
1. Pengelompokan berdasarkan pada hari libur
Pengelompokan data kehadiran karyawan berdasarkan hari libur bisa dengan konfigurasi hari libur tertentu yang dapat diperoleh karyawan.
Melalui pengelompokan tersebut, perusahaan dapat menentukan jangka waktu dan kuota cutinya. Sehingga, pihak perusahaan dapat mengelola data karyawan tertentu yang mengajukan cuti dengan baik.
2. Pengelompokan berdasarkan waktu
Software jenis ini berdasarkan pada pengelompokan waktu. Fungsinya yaitu untuk mengelompokkan waktu kerja karyawan secara bersamaan. Melalui pemakaian software attendance, maka Anda dapat mengelola jadwal jam kerja karyawan dengan teratur.
Tentu saja hal tersebut sangat bermanfaat agar karyawan memperoleh jam kerja lebih fleksibel, mendapatkan toleransi atas keterlambatan, bisa menetapkan cuti tahunan karyawan dan lainnya.
3. Pengelompokan berdasarkan jadwal karyawan
Attendance management lainnya adalah pendataan atau pengelompokan SDM terhadap jadwal jam kerja yang mereka miliki.
Pihak perusahaan menjadi lebih mudah melakukan pengelolaan data kehadiran karyawan jika jadwal yang sudah ditetapkan sesuai jadwal yang seharusnya.
Perusahaan secara langsung dapat menginputkan data karyawan, melakukan analisis data dan membandingkan data dengan rencana sesuai yang sudah dikonsepkan sebelumnya. Dalam tahapan ini, ada 2 pilihan menu berbeda.
Menu tersebut di antaranya jadwal yang masih belum dilakukan analisis dengan yang sudah dianalisis.
Analisis tersebut bertujuan untuk memperoleh bentuk jadwal dari karyawan sesuai kebutuhan karyawan dan kehendak perusahaan.
Apabila jadwal karyawan yang sudah dibuat sesuai kebutuhan, tentu saja kedua belah pihak dapat melakukan pekerjaannya lebih maksimal.
Tentu saja hal tersebut harus dipikirkan matang-matang untuk bisa menetapkan sebuah jadwal dengan tepat.
4. Pengelompokkan berdasarkan pada persyaratan lembur
Pada software attendance management ini, bisa dilakukan pendataan para pegawai yang sudah mengajukan lembur kepada pihak perusahaan. Melalui jenis ini, maka pihak HRD dapat memberikan izin ke pegawai tanpa prosedur yang rumit.
Jika memakai cara manual, biasanya perusahaan harus mendata lembur karyawan satu persatu. Akan tetapi, hal ini seringkali membuat proses perizinan cukup sulit.
Oleh sebab itu, dengan pengelompokan ini, maka perusahaan menjadi semakin mudah menyetujui permintaan lembur karyawan.
Tips memilih software attendance management
Jika sudah memahami fungsi dan kemudahan memakai software attendance, maka ada beberapa hal yang harus diperhatikan ketika memilih software attendance management yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, yaitu seperti berikut ini:
1. Menawarkan modul dengan dukungan kebutuhan cuti dan liburan bersama
Opsi software attendance yang baik tentu saja selalu memahami kebutuhan setiap perusahaan, khususnya untuk menyesuaikan data absensi karyawan dengan cuti bersama dan hari libur nasional.
Modul tersebut bertujuan untuk memberitahukan pada sistem jika saat tanggal merah perusahaan sedang tidak bekerja.
Selain itu, karyawan tidak akan dihitung absen jadi tidak perlu dilakukan pemrosesan. Terkecuali jika ada kebutuhan lembur ketika tanggal merah, yang memungkinkan penginputan data diproses dengan cara manual.
2. Modul load serta process attendance
Data absensi karyawan biasanya akan tersimpan langsung dalam software. Oleh sebab itu, penting sekali memilih perangkat lunak yang tepat untuk menunjang kebutuhan perusahaan, salah satunya ialah untuk memastikan jika modul tersebut tersedia.
Selain itu, modul tersebut bisa membuat proses lebih mudah. Di samping itu, walaupun sudah terotomatisasi, tetapi modul ini masih memungkinkan digunakan manual sewaktu-waktu untuk alasan tertentu.
3.Memilih software dengan dukungan keperluan manual shift
Software dengan manual shift modul diperlukan untuk kebutuhan pengaturan shift pada perusahaan.
Contohnya saja, ada karyawan atau pegawai yang seharusnya mereka bekerja di shift pagi. Namun karena ketentuan shift tertentu diganti menjadi shift siang selama beberapa hari.
Maka dari itu, dibutuhkan software attendance management dengan dukungan performa ini untuk mempermudah tim HRD dalam penggantian data shift secara manual.
4. Pilih software dengan modul memudahkan pengajuan cuti
Pada suatu transaksi, software attendance management tentu saja harus bisa mendukung pengajuan cuti pegawai sekaligus menyesuaikannya dengan waktu atau jadwal yang ada.
Sesudah diajukan proses cuti, maka modul tersebut akan memprosesnya ke dalam sistem. Dengan begitu, karyawan tidak akan dihitung membolos.
5. Pilih yang mempermudah proses overtime
Tentu saja setiap perusahaan mempunyai kebutuhan kerja yang mendesak dan membuat karyawan perlu mengerjakan tugas tersebut sampai mereka bekerja overtime atau OT.
Dengan modul ini, bisa mempermudah perusahaan menyesuaikannya dengan keperluan overtime perusahaan.
Lewat modul tersebut, user dapat menginputkan jadwal lembur bagi setiap karyawan untuk disesuaikan berdasarkan alasan dan tanggal lembur.
Kemudian, sistem memprosesnya saat sudah menginput data guna mendukung keperluan payroll perusahaan.
6. Memastikan software yang dipilih mendukung time overrider
Di waktu-waktu tertentu, terkadang karyawan bisa lupa clock in maupun clock out sedangkan karyawan tetap melakukan pekerjaan seperti biasanya.
Apabila software attendance management yang dipilih tidak support proses tersebut, hal ini bisa merugikan karyawan yang bersangkutan.Maka dari itu, sebaiknya pilih software untuk membantu pemrosesan tersebut dengan cara manual supaya karyawan tetap bersemangat untuk dapat bekerja dengan optimal.
Software attendance management talenta dengan sistem terintegrasi
Biasanya data absensi dipakai oleh tim SDM dalam menghitung penghasilan karyawan di dalam perusahaan setiap akhir bulan.
Apabila dilakukan dengan cara manual, hal tersebut tentu saja bisa membutuhkan waktu cukup lama dan menyebabkan kemungkinan human error.
Maka dari itulah, sistem dibuat untuk mempermudah Anda menyelesaikan pekerjaan tersebut melalui software attendance.
Mengingat software yang satu ini mempunyai sistem yang telah terintegrasi online, Anda bisa mengintegrasikan data absensi karyawan melalui perhitungan gaji yang dilakukan setiap bulannya.
Software attendance management dapat membantu mempermudah karyawan untuk memproses permintaan sekaligus persetujuan overtime. Dengan menyederhanakan proses tersebut secara online, nantinya bisa terintegrasi langsung bersama sistem pembayaran gaji.
Di samping permintaan overtime, tentu saja program attendance bisa membantu menyederhanakan proses penyetujuan, pengajuan serta perhitungan cuti pada karyawan lewat sistem online.
Kami perkenalkan salah satu produk software attendance management dari Talenta By Mekari. Software ini memungkinkan Anda dan karyawan untuk mengaksesnya kapan saja.
Jika tertarik, silakan Anda mencoba software Talenta by Mekari ini melalui https://www.talenta.co/fitur/software-attendance-management/.
Hal tersebut juga bisa mempermudah karyawan untuk mengirimkan data absensi secara langsung lewat smartphone yang dimiliki dengan tracking posisi secara akurat lewat GPS.
Melalui hal tersebut, Anda juga dapat memperoleh data akurat tentang kehadiran karyawan kapanpun perusahaan memerlukannya.
Apa itu Talenta?
Talenta adalah salah satu produk software attendance sebagai solusi untuk membantu Anda dalam mengelola data absensi karyawan. Dengan demikian, bisa membantu Anda untuk mengambil keputusan yang tepat.
Software attendance management yang ditawarkan oleh Talenta sangat fleksibel bahkan sesuai regulasi. Anda bisa menghindari terjadinya kesalahan penginputan data sekaligus bisa memperoleh hasil perhitungan secara akurat lewat aplikasi payroll yang terintegrasi secara otomatis dengan Talenta.
Menariknya lagi, potongan BPJS, insentif pajak dan lainnya dapat dilakukan hanya memakai satu aplikasi saja. Anda juga bisa mendapatkan manajemen waktu yang tepat. Bahkan Anda bisa mendapatkan otomatisasi proses lembur dan cuti menggunakan aplikasi Talenta.
Keunggulan aplikasi Talenta
Salah satu keunggulan menggunakan aplikasi Talenta adalah Solusi HRIS yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam keadaan apapun. Anda bisa mengelola database karyawan, melakukan perhitungan payroll dan survei Kesehatan yang dapat dilakukan untuk memantau kondisi pegawai atau karyawan pada satu aplikasi.
Selain itu, Talenta menawarkan sistem cloud database yang memiliki standar keamanan tinggi. Anda bisa mengakses database perusahaan dan karyawan kapanpun dan dimanapun. Anda bisa menikmati teknologi HR yang telah bersertifikasi ISO 27001.
Untuk manajemen data absensi karyawan, Anda bisa mengandalkan software attendance management dari Talenta.
