Ombudsman banyak mendapat pelaporan masyarakat terhadap substansi agraria. Salah satu penyebab dari pengaduan kepada Agraria bermula dari warkah atau buku tanah. Menurut Ombudsman, perlu ada digitalisasi administrasi dan layanan pertanahan.
“Ada hal yang menjadi sorotan khusus, terkait dengan digitalisasi warkah. Ini sering menjadi pangkal dari permasalahan yang ada, karena menyelesaikan kasus-kasus yang ditangani, salah satu ujungnya adalah ketika kembali ke warka, ternyata warkahnya tidak ada di kantor,” ujar Komisioner Ombudsman Dadan Suparjo Suharmawijaya, Rabu (17/11).
Dalam empat tahun terakhir, tren pengaduan substansi agraria yang tertinggi di antara substansi kepegawaian, kepolisian, dan pendidikan. Jika mempersempit penilaian, dari sektor ekonomi dan lingkungan, agraria memang memiliki tingkat pengaduan tertinggi, yakni mencapai 32,99%.
Menurut Dadan, sektor yang memiliki pengaduan dari masyarakat sebetulnya sektor tersebut menjadi kepentingan atau atensi orang banyak. Jadi instansi itu dibutuhkan oleh banyak pihak. Jadi misal isntasi tersebut menerima laporan atau pengaduan, itu membuktikan bahwa masyarakat butuh pada instansi itu dan masyarakat memiliki ekspetasi pada instasi tersebut. Masyarakat ingin ada perbaikan.
Oleh karena itu, Ombudsman menyarankan kementerian ATR/BPN dapat meningkatkan praktik digitalisasi warkah, karena menurut pengaduan, praktik digitalisasi masih belum berjalan dengan baik. Belum terdapat regulasi atau mekanisme tata kelola warkah, tidak ada standarisasi penyimpanan warkh, dan tidak ada petugas arsiparis. Selain itu, banyak kasus warkah yang hilang. Oleh karena itu, Kemeterian dapat bekrja sama dengan pihak ketiga. Dengan adanya digitalisasi dapat dijadikan sebagai pembuktian dan keberadaan dokumen fisik.
Ciri dokumen yang masih bisa dilakukan perbaikan dan digitalisasi adalah dokumen yang masih terbaca, dokumen dioptimalisasi dengan perbaikan dengan perekat, lem, atau isolasi guna menjaga keutuhan dokumen. Arsip yang sudah rusak parah dan sudah tidak dapat dipulihkan lagi, akan dibuatkan berita acara oleh Kepala kantor Pertanahan.
“Dokumen tersebut kemudian yang dapat didigitalisasi dengan cara dipindai agar tidak rusak lagi,” jelasnya.
Digitalisasi ini penting menurut Ombudsman. Alasannya, masyarakat saat ini mulai melek teknologi. Jadi masyarakat menjadi tidak asing pada teknologi. Jadi, digitalisasi akan mempermudah Kementerian ATR/BTN serta masyarakat sendiri.
“Apalagi dengan media sosial. Kita bayangkan, pola komunikasinya menjadi semakin kompleks,” ujarnya.
Ombudsman menyarankan kemeterian ATR/BPR untuk melakukan perbaikan terhadap pengelolaan warkah dengan menyusun regulasi internal, penyediaan sarana dan prasarana yang memadai, SDM yang kompeten dan melakukan digitalisasi secara bertahap. Melakukan koordinasi dengan instansi terkait dokumen digital sebagai bukti yang sah di persidangan.
“Menyusun mekanisme penanganan terhadap warkah yang tidak ditemukan dengan pelibakan Inspektorat Jenderal Kementerian ATR/BTR,” ujar Dadan.
Selain itu, Kementerian ATR/BPN harus melakukan pemeriksaan internal dalam terjadinya warkah yang tidak ditemukan dengan melibatkan inspektorat.
